תכונות כדי לענות על הדרישות שלך

אחסון ושליפה

מצא כל מסמך באופן מיידי

אחסן את כל התיעוד האלקטרוני והסרוק שלך במאגר מאובטח, אלקטרוני הנגיש בכל מקום ובכל זמן. ניתן לארגן ולשתף מסמכים בקלות בין עובדים ולקוחות עם טקסונומיה גמישה של תיקיות ותכונות שיתוף פעולה. החיפוש והדיווח על מסמכים ספציפיים הופכים יעילים וקלים.

קרא עוד

• אחסון מסמכים
• מערכת ניהול מסמכים

ניתוב וזרימת עבודה

ייעל תהליכים עם ניתוב אוטומטי וזרימת עבודה מבוססת כללים

PaperTrail מעניק למשתמשים מורשים את היכולת להעביר או לנתב מסמכים בקלות ליחידים או לקבוצות משתמשים, מה שהופך את שיתוף הפעולה ליעיל ואפקטיבי יותר. מנהלי מערכת עשויים גם להקים מסלולים עוקבים או זרימות עבודה מבוססות כללים כדי להקל על מהירות עיבוד המסמכים והליכי הסלמה, ניתוב אוטומטי של מסמכים למשתמש הנכון לעיבוד, או לייצא נתונים בצורה חלקה למערכות חיצוניות. כללים וזרימות עבודה נקבעות בקלות באמצעות מסוף ניהול פשוט או מעצב זרימת עבודה גרפית.

קרא עוד

• זרימת עבודה וניתוב מסמכים בתוך ארגונים
• שימוש בניהול מסמכים

אימייל קבוצתי

נהל כמויות גדולות של אימיילים של לקוחות בסביבת צוות

ייבא מיילים אוטומטית משרתי דוא"ל תואמי POP ו-IMAP כגון Microsoft Exchange ו-Lotus. ניתן להפיץ מיילים מיובאים לחברי הצוות לעיבוד ללא כאב הראש של ניהול תיבות דואר קבוצתיות. שלח תשובות מתוך PaperTrail כדי לעקוב אחר כל ההתכתבות יחד. תשובות משורשרות אוטומטית תחת פריט בודד. ניתן להגדיר כינויי דוא"ל שישמשו כהתחלה ראשונית לתהליכי זרימת עבודה. ה-MS Addin שלנו מאפשר למשתמשים בודדים לשלוח מיילים מ-Outlook ישירות ל-PaperTrail, ניתן לשייך מטא-נתונים למיילים אלו, כמו גם להקצות למשתמשים ספציפיים או לקבוצות של משתמשים. אפשרויות אימייל למשל: שליחת המייל כולו או רק קבצים מצורפים יכולה להיבחר בקלות על ידי המשתמש.

טפסים אלקטרוניים

אוטומציה של איסוף נתונים ואיסוף אישורים

אסוף נתונים ללא הגבלה תוך שיפור זמני העיבוד, האצת מחזורי האישורים ומזעור הניירת. זירז את עיבוד התביעות עם חישובים ואוטומטיים מהירים יותר ואימותים כדי להבטיח שאנשי הצוות יישארו ממוקדים בעסקים חשובים יותר. טפסים אלקטרוניים יכולים להציע חלופה מאובטחת יותר למערכות תיוק נייר, אשר חשופות לאובדן. PaperTrail תומך בחתימות אלקטרוניות וביומטריות, חיפושים אוטומטיים, עיצוב טפסים מותאם אישית ופלט PDF להדפסה או ניתוב דואר אלקטרוני. מודול PaperTrail eSignature מספק כעת גם בניית תבניות אד-הוק וטופס בסיסיות. חלק מהתכונות הללו כוללות חיפושי מסד נתונים ואפשרויות נרחבות של שדות טופס.

לכידת בכמות גדולה ו-OCR

צמצם או בטל לחלוטין את הצורך בהזנת נתונים ידנית

באמצעות מגוון רחב של פתרונות הלכידה של PaperTrail, ארגונים יכולים להפוך לאוטומטיים ולזרז תהליכים עבור צילום בכמות גדולה ומקוונת, שיפור תמונה וזיהוי תווים אופטי בעמוד שלם או אזורי (OCR). פתרונות לכידת PaperTrail גמישים מספקים זיהוי צורות וברקוד מדויק יחד עם הפרדת דפים אוטומטית או ידנית. PaperTrail יחד עם תוכנת צד שלישי מאפשרים חיפוש מלא של תמונות PDF סרוקות בטקסט שבו הוחל OCR. בעת שימוש בתהליך ה-OCR 'תמונה מדויקת וטקסט נסתר', שלמות המסמך נשמרת ועדיין מאפשרת חיפוש טקסט במסמך. התמונה הסרוקה אינה נפגעת ובמקביל מאפשרת חיפוש בתוך טקסט המסמך. חיפוש מלא פירושו שהעובדים מבלים פחות זמן בחיפוש נתונים ויותר זמן בניתוח הנתונים שאוחזרו.

ניהול רשומות

ציית אפילו לתקנות הממשלה והתאגידים המחמירים ביותר

שמירה על רישומים אלקטרוניים בהתאם לתקני ICA ו-ISO. מודול ניהול הרשומות של PaperTrail נבנה סביב הדרישות של NARS ומכאן עומד בדרישות ניהול הרשומות לפי הממשלה. PaperTrail מבטיח שניתן להגדיר בקלות את תקופות השמירה הדרושות ואת הוראות ההשלכה בתוך מודול הרשומות. כאשר ללקוח כבר יש תוכנית קבצים מאושרת, ניתן לייבא זאת בקלות ל-PaperTrail באמצעות קובץ CSV. הצהרת רשומות כמו גם הקפאת רשומות מנוהלות בתוך מודול ניהול הרשומות.

אבטחה

אבטח את המסמכים שלך מפני איומים פנימיים וחיצוניים

תן למנהלי מערכת שליטה מוחלטת על מי רשאי לגשת לתיעוד ולמידע המאוחסן ב-PaperTrail, עם הרשאות שניתן להחיל ברמת התיקייה, המסמך והאינדקס. ודא שהזהות האמיתית של כל משתמש מורשה מאומתת בזמן הכניסה, תוך שימוש בטכנולוגיה ובתהליכים העדכניים ביותר. השג שקט נפשי בידיעה שניתן להעניק בקלות, לשנות או לבטל גישה בקלות בכל עת – באופן מיידי.

קרא עוד

• אפשרויות שכפול ושכפול מסד נתונים

יצירה ומניפולציה אוטומטית של PDF

הקל על ההפצה והצפייה בכל סוגי המסמכים

PaperTrail יכול להמיר אוטומטית מסמכי MS Office ל-PDF כדי לפשט את ההפצה והצפייה. משתמשים יכולים גם לבצע משימות נפוצות ביעילות כמו פיצול, מיזוג, סיבוב, סימון מים או חתימה על מסמכי PDF בתוך PaperTrail ללא צורך בתוכנת שולחן עבודה נפרדת. PaperTrail ממשיכה להציע פונקציונליות ECM רבת עוצמה לחברות הנדסה, כאשר למשל גם קובץ ה-DWG וגם ה-PDF המשויך מנוהלים בתוך מאגר PaperTrail. PaperTrail גם עושה שימוש בתצורות כלל פשוטות שיכולות בקלות לאפשר למבנה צומת שלם ליצור באופן אוטומטי PDF מקובץ מקור קיים.

נייד

גש למסמכים שלך מכל מקום ממכשיר נייד

גייס את כוח העבודה שלך תוך הבטחת פרודוקטיביות שיא בשטח או בדרכים באמצעות הדפדפן לבחירתך. אפליקציית PaperTrail לנייד מספקת גישה לכל המסמכים שלך הן באמצעות מכשירי אנדרואיד והן באמצעות אפליקציית IOS שלנו שתצא בקרוב. שמור על סנכרון של אנשי המשרד האחורי והשטח עם גישה מיידית לנייד למידע. חפש ואחזר מידע קריטי לעסקים במקום באמצעות כל מכשיר נייד תואם. PaperTrail מאפשרת גם חתימה על מסמכים במכשיר נייד מבלי להסתמך על תוכנה ספציפית שתתקין. אנא עיין במודול ה-eSignature שלנו.

סנכרון בשולחן העבודה

סקר והעלה אוטומטית מסמכים ממקור מקומי

העלה מסמכים בצורה חלקה בין תיקיות מקומיות נבחרות בכונן הקשיח שלך לבין PaperTrail.
סוכן שולחן העבודה פועל ברקע בכל פעם שהמחשב שלך מופעל, ומעלה מסמכים.

דיווח

דווח על כל נתוני SQL בתוך PaperTrail EDMS

הפק דוחות מוכנים להדפסה על נתונים היסטוריים בכל עת שצריך. עצב ושמור דוחות באמצעות תבניות סטנדרטיות או מותאמות אישית המבוססות על המודל העסקי הייחודי שלך למטרות השוואה או ביקורת. לספק למקבלי החלטות את העובדות והנתונים הדרושים להם כדי לעקוב ולנתח באופן מיידי מגמות, להעריך תוצאות ולקבוע צרכים. תכונות דיווח מפחיתות משמעותית את הזמן הכרוך באיסוף ידני של נקודות נתונים וארגון מידע. רכיב לוח המחוונים החדש שלנו מספק ממשק גרפי מותאם ומשלים את יכולת הדיווח הקיימת שלנו. ניתן גם לתזמן את הדיווח כך שיישלח אוטומטית בדוא"ל לצוות הרלוונטי.

קרא עוד

• לוחות המחוונים של PaperTrail והערך המוסף שלהם
• דיווח אנליטי עסקי

חתימות אלקטרוניות

חתום מסמכי מפתח עם ייצוג חזותי

קדם ממשל תקין, הפחת סיכונים והגן על השורה התחתונה שלך עם PaperTrail.

מודול החתימה האלקטרונית שלנו מיישם ארבעה סוגים שונים של חתימות כולל

* חתימה אלקטרונית רגילה בצורה של בלוק חתימה על מסמך PDF שהועלה כאשר החותם מוסיף את חתימתו על ידי לחיצה על בלוק חתימה והקלדת שמו;

* חתימות ביומטריות בטופס כרית חתימה ביומטרית המחוברת למכשיר החתימה שהאדם חותם עליו כדי ליצור גרסה דיגיטלית של חתימתו בכתב יד עם נתיב ביקורת של המטא-נתונים הביומטריים של האופן שבו החתימה נוצרה, זהה בהרבה לזו הביומטרית. אפשרות בשימוש עם eForms;

* חתימות דיגיטליות בצורה של תעודה דיגיטלית המבוססת על קריפטוגרפיה המשויכת לאדם החותם שהאדם משתמש בהן כדי לחתום על PDF; (זה עובד על ידי מתן אפשרות לחתום להציג את ה-PDF בדפדפן האינטרנט שלו והחלת חתימה דיגיטלית באמצעות תוסף דפדפן ואסימון חומרה USB אופציונלי לאחסון מפתח פרטי PKI)

* חתימות אלקטרוניות מוקדמות (אישור מחלקה 4 שהונפקה על ידי תעודה מוסמכת רשות) בצורת תעודת סוג 4 שהונפקה על ידי רשות אישורים מוסמכת שהחתימה משתמש בה באותו אופן כמו תעודה דיגיטלית עבור החתימה הדיגיטלית. פתרונות החתימה האלקטרונית של PaperTrail מאפשרים לך להקליט ביומטריה (באמצעות רפידות חתימה) של אנשים החותמים כדי לספק ראיות משפטיות למשקל ראייתי מוגבר.

קרא עוד

• פתרונות חתימה אלקטרונית של PaperTrail והחוקיות שלהם

ענן או שרת שלכם

פרוס בכל הסביבות ועמוד בכל דרישת זמינות

PaperTrail מגיע בשני פורמטים כדי לעמוד בדרישות של חברה בודדת. בחר מבין אפשרויות ענן או מקומיות המאפשרות זמינות גבוהה ומצבי פעולה מבוזרים. תיהנו מניהול משתמשים פשוט עם אינטגרציה של ספריות אקטיביות, ללא צורך בשמירה על מספר סיסמאות.

אינטגרציה ו-SDK

שילוב עם מערכות עורפיות לתהליכים ארגוניים יעילים

פלטפורמת PaperTrail החזקה משתלבת בצורה חלקה עם MS Office, MS Outlook, Explorer ו-Exchange. פתח יישומים ממוקדי תוכן או שלב יישומי קו עסקי באמצעות מנוע העבודה או ממשקי API מקוריים של Java, .NET (MS Addin) ו-HTTP RESTful.

קרא עוד

• API אינטגרציה